Wanneer een leerling in het bassisonderwijs is vast gelopen en er duidelijk is geworden, dat het voor de betreffende leerling beter zou zijn dat hij een Speciale School voor Basisonderwijs (SBO) gaat bezoeken, kan de procedure voor toelating gestart worden. De Basisschool moet dan een Onderwijskundig Rapport invullen, waarin duidelijk wordt omschreven wat de problemen zijn, wat er in het verleden aan gedaan is en waarom de school vinst dat deze leerling beter af zal zijn op een SBO.

Dat rapport wordt dan opgestuurd naar het Meldpunt Leerlingenzorg. De leden van het Meldpunt bekijken of alle gegevens voldoende zijn of dat er nog verder onderzoek plaats zal moeten vinden. Wanneer dat allemaal is geregeld gaat het Onderwijskundig Rapport naar de Permanente Commissie Leerlingenzorg (PCL). Deze commissie beslist of een leerling wel of niet toelaatbaar is tot een SBO. De basisschool ontvangt van de PCL een beschikking waarin vermeld wordt of de leerling wel of niet toelaatbaar is. Tevens ontvangen de ouders een afschrift van de beschikking. De ouders kunnen nu contact opnemen met de school voor Speciaal Basis Onderwijs van hun keuze. Er kan een afspraak gemaakt worden voor een bezoek aan de school. Het Onderwijskundig Rapport wordt in het dossier van de leerling bewaard. De ouders hebben recht van inzage in het dossier. Rapportage over leerlingen wordt alleen aan derden verstrekt na schriftelijke toestemming van de ouders/verzorgers.